Archív musí poskytnúť jasnú a explicitnú dokumentáciu svojich požiadaviek, rozhodnutí a opatrení na zabezpečenie dlhodobého uchovávania a prístupu k digitálnemu obsahu. Táto dokumentácia uisťuje používateľov, manažment, výrobcov a certifikátorov, že archív spĺňa požiadavky a plne vykonáva svoju úlohu dôveryhodného digitálneho archívu.

A.3.1 Úložisko musí mať definované svoje určené spoločenstvo a súvisiace znalostné bázy a musí mať tieto definície primerane dostupné.

Je to nevyhnutné, aby bolo možné overiť, či úložisko zodpovedá potrebám svojho určeného spoločenstva.

  Poslanie CDA (.doc, 630 kB)
  Určené spoločenstvo CDA (.doc 629 kB)

A.3.2 Úložisko musí mať prijatú politiku uchovávania, aby tak zabezpečilo splnenie svojho strategického plánu uchovávania.

Je to nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby úložisko splnilo tú časť svojho poslania, ktorá súvisí s uchovávaním.
  Politika zberu a uchovávania údajov (.doc 672 kB)

A.3.2.1 Úložisko musí mať mechanizmy na preskúmanie, aktualizáciu a priebežný rozvoj svojej politiky uchovávania tak, ako bude toto úložisko rásť a ako sa bude vyvíjať technológia a prax spoločenstva.

Je to nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby úložisko malo aktuálne a úplné politiky a postupy, ktoré odrážajú aktuálne požiadavky príslušného spoločenstva, ako aj prax uchovávania.

A.3.3 Úložisko musí mať zdokumentovanú históriu zmien svojich aktivít, postupov, softvéru a hardvéru.

Je to nevyhnutné preto, aby sa zabezpečilo vyhotovovanie "auditovacích záznamov", pomocou ktorých môžu zúčastnené strany identifikovať a vystopovať rozhodnutia úložiska.
  Evidencia zmien (.doc, 583 kB)

A.3.4 Úložisko sa musí zaviazať k transparentnosti a zodpovednosti pri všetkých aktivitách podporujúcich prevádzku a správu úložiska, ktoré ovplyvňujú uchovávanie digitálneho obsahu v priebehu času.

Je to nevyhnutné preto, lebo transparentnosť je najlepším zabezpečením toho, aby úložisko fungovalo podľa prijatých noriem a zavedenej praxe.

A.3.5 Úložisko musí definovať, zbierať, sledovať a primerane zabezpečovať svoje metódy kontroly informačnej integrity

Je to nevyhnutné preto, aby sa zabezpečila dokumentácia o tom, že sa vypracovali a prijali vhodné metódy na zabezpečenie informačnej integrity vlastného obsahu.
  Politika zberu a uchovávania údajov (.doc 672 kB)

A.3.6 Úložisko sa musí zaviazať k pravidelnému samohodnoteniu a externej certifikácii.

Je to nevyhnutné preto, aby sa zabezpečila nepretržitá dôveryhodnosť úložiska a aby sa vylúčili ohrozenia obsahu.